La normativa vigente impone la conservazione per anni di migliaia di documenti. Anche l’azienda più piccola è costretta a predisporre scaffali, armadi ed intere stanze per questi ultimi. L’accesso a tale documentazione deve essere regolato, sicuro e tempestivo a fronte di controlli. Questo comporta un enorme dispendio di risorse economiche e di personale. DocuTRIM è la piattaforma che permette di integrare il sistema gestionale in uso presso il cliente con il sistema di conservazione ottica sostitutiva di InfoCert.

Oltre all’essenziale funzione per la conservazione a norma, DocuTRIM è un Gestore Documentale di ultima generazione con un potente ed efficace motore di work flow. In un mercato in cui molte aziende si propongono come partner per l’archiviazione e la conservazione dei documenti, risulta cruciale la scelta di chi sarà il garante della conservazione.

Trimservice è Business Partner di InfoCert S.p.A., il più importante Ente Certificatore in Italia, leader per la firma digitale e la posta elettronica certificata. È inoltre responsabile della conservazione a norma di legge dei documenti del Registro Imprese.

Per chi

Aziende medio-grandi dotate di sistemi GED o ERP, aziende specializzate nell’archiviazione dei documenti cartacei, CAAF e Patronati, società di servizi e studi professionali.

Esempi

Alcuni esempi di documenti che possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva: documenti generici, contratti e verbali, documenti di trasporto, referti e cartelle cliniche, documentazione di controllo della qualità, polizze assicurative, documenti fiscali e contabili (fatture attive e passive, libri giornale, mastro e IVA), cedolini stipendio, dichiarazioni dei redditi.

Aspetti economici

Abbattimento medio sui costi di gestione dal 30% al 50%, con risparmi fino al 60% sul ciclo passivo. L’investimento iniziale si “ripaga” già nel primo anno. La conservazione ottica sostitutiva rispetto alla cartacea un risparmio del 32% il primo anno e del 76% al quarto anno, la sola fatturazione elettronica abbinata alla conservazione sostitutiva permette un risparmio del 50%.