Cos’è

Le aziende spediscono quotidianamente grandi quantità di documenti spesso privilegiando il mezzo cartaceo. Oggi grazie alle tecnologie disponibili e alle favorevoli disposizioni normative, si possono ottenere grandi risparmi introducendo sistemi di automazione nella spedizione dei documenti.

Come funziona

Tramite un’interfaccia semplice ed intuitiva si impostano le regole con cui ogni destinatario vuole ricevere ciascun tipo di documento, così ad esempio il cliente Rossi S.p.A. riceverà le fatture ad un determinato indirizzo e-mail, i preventivi ad un numero di fax, visualizzerà e scaricherà l’estratto conto mensile accedendo tramite user e password ad una pagina web, e così via per ogni tipo di documento. Con pochi click di mouse INVIO acquisisce dal sistema gestionale esistente i documenti e li invia. I mezzi di comunicazione di INVIO sono: e-mail, P.E.C. (posta elettronica certificata), fax, web e cartaceo. INVIO opera in modalità “stand alone” o integrato con DocuTRIM (il sistema per la conservazione ottica sostitutiva a norma). L’utilizzo congiunto dei due sistemi consente di sommare i vantaggi economici di entrambi da un lato e migliorare i processi aziendali in maniera esponenziale dall’altro. INVIO e DocuTRIM rappresentano oggi la soluzione chiavi in mano per l’azienda paperless.

Esempi

Alcuni esempi di documenti gestibili con INVIO: fatture, note di credito, DDT, lettere, circolari, comunicazioni commerciali, solleciti di pagamento, estratti conto per agenti o clienti, cedolini paga dipendenti e CUD, report, etc.).

Aspetti economici

Secondo le stime fatte da NetConsulting e InfoCamere l’utilizzo della P.E.C. al posto della raccomandata A/R consente un risparmio del 90%, l’adozione della conservazione ottica sostitutiva rispetto alla cartacea un risparmio del 32% il primo anno e del 76% al quarto anno, la sola fatturazione elettronica abbinata alla conservazione sostitutiva permette un risparmio del 50%.